PERSONVERN

Tore Løkke AS personvernerklæring

Personopplysninger er opplysninger som kan kobles til deg som person. Det kan være navn og kontaktopplysninger, men også mye annen informasjon som kan knyttes til deg mer indirekte. For Tore Løkke AS er det viktig at du vet hva slags personopplysninger vi behandler, slik at du kan ivareta dine rettigheter etter personvernlovgivningen.

Behandlingsansvar

Tore Løkke AS er behandlingsansvarlig for all behandling av personopplysninger der vi selv bestemmer formålet med behandlingen av opplysningene og de virkemidlene vi benytter til dette. I denne personvernerklæringen kan du lese mer om behandlingene Tore Løkke AS er behandlingsansvarlig for.

Dersom du har spørsmål om denne personvernerklæringen eller vurderingene vi har gjort, kan du kontakte oss på firmapost@lokke.com.

Når samler Tore Løkke AS inn personopplysninger?

Vi behandler i hovedsak opplysninger om deg i følgende tilfeller:

• Du har sendt oss en henvendelse eller klage
• Du har søkt jobb hos oss
• Kunde- og leverandørforhold
• Når du er ansatt hos oss (Ikke beskrevet her, men som en egen ansatt informasjon)
• Du besøker vår hjemmeside https://www.lokke.com

Tore Løkke AS har i dag en IKT-driftsmodell der vi drifter en stor del av våre systemer selv, men der vi også har overlatt driften av noen systemer til eksterne parter. Der vi drifter selv, bruker vi også eksterne konsulenter. Alle våre leverandører er forpliktet til å jobbe fra Norge, og i de tilfellene data flyttes ut av våre egne servere, lagres dette på servere i Norge.

Besøk på våre nettsider

Informasjonskapsler (cookies)

Dette nettstedet bruker cookies – små tekstfiler som blir plassert på din PC for å hjelpe til med bedre brukeropplevelse. Generelt brukes cookies til å beholde dine brukerpreferanser, lagre informasjon som handlekurver og gi anonyme sporingsdata til 3. parts programmer som Google Analytics. Som regel vil cookies gi deg en bedre brukeropplevelse. Du kan velge å deaktivere cookies på dette nettstedet og andre. En måte å gjøre det på er i nettleseren. Velg «hjelp» eller se under «innstillinger» i nettleseren for å finne ut hvordan du gjør dette.

Statistikk fra webserver

Tore Løkke AS benytter logger fra vår webserver for å skape statistikk over besøk på www.lokke.com Denne statistikken gjør at vi kan forbedre informasjonen på nettsiden vår. Informasjonen inneholder forskjellige variabler, som hvilken side du har besøkt, hva du har søkt på i vår søkemotor, dato og tidspunkt for besøk samt teknisk informasjon om enheten din. Webserveren sletter umiddelbart IP-adressene til besøkende. I praksis vil det ikke være mulig å identifisere de besøkende fra de resterende parameterne. Derfor er statistikken anonym. Denne informasjonen kan derfor ikke knyttes til deg som enkeltperson.

Behandlingsgrunnlaget for generering av anonym statistikk er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å forbedre og videreutvikle informasjon på våre nettsider.

Tilbakemeldingsfunksjoner

Det er mulig å gi tilbakemeldinger på nettsidene til firmapost@lokke.com. Vi vil da ev. bruke tilbakemeldingene til å forbedre innholdet på nettstedet. Funksjonen brukes ikke til veiledning, og vi ber deg derfor om å ikke registrere spørsmål som du ønsker svar på her. Vi ber deg også om ikke å skrive inn opplysninger om deg eller andre.

Vi gjennomgår tilbakemeldingene manuelt på periodisk basis. Vanligvis vil dette skje omtrent én gang hver tredje måned. Etter at tilbakemeldingene er gjennomgått, vil de bli slettet.

Behandlingsgrunnlaget for behandling av personopplysninger gjennom tilbakemeldingsfunksjonene er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Vår berettigede interesse er å tilby innhold som dekker publikums informasjonsbehov.

Saksbehandling og henvendelser

Behandling av personopplysninger i forbindelse med Tore Løkke AS saksbehandling

Når Tore Løkke AS har saker til behandling, for eksempel gjennom klager og avviksmeldinger behandler vi blant annet kontaktinformasjon og eventuelt annen informasjon som er nødvendig for å kunne løse våre oppgaver.

Telefon

Når du ringer oss, vil ditt telefonnummer bli lagret sammen med opplysninger om når du ringte og hvor lenge samtalen varte hos dipper, vår leverandør av telefonitjenester. Loggen lagres i tre måneder. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

Loggen lagres for å kunne følge opp telefonsamtaler ved behov, for eksempel for å ringe opp personer som har kontaktet oss for å gi presiseringer eller be om mer informasjon. Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter. Den berettigede interessen er å kunne følge opp telefonsamtaler ved behov.

E-post

Vi benytter e-post for å utføre våre arbeidsoppgaver. E-post med personvernrelatert informasjon vi har mottatt skal slettes når de ikke lenger er nødvendige for vår daglige oppgaveløsing. I praksis innebærer dette at slik e-post vanligvis ikke skal lagres lenger enn omtrent ett år.

Vi ber om at særlige kategorier personopplysninger ikke sendes ukryptert per e-post.

• Les mer om kryptering

Behandlingsgrunnlaget vårt for behandling av personopplysninger i e-poster er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b og e. Dersom din krypterte henvendelse inneholder særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e.
Vi skanner all inn og utgående e-post for virus og skadevare for å sikre integriteten, konfidensialiteten og tilgjengeligheten i våre systemer som behandler personopplysninger.

Behandlingsgrunnlaget for skanningen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c. Tore Løkke AS har en rettslig plikt til å sikre informasjonssikkerhet etter personvernforordningen artikkel 5 nr. 1 bokstav f og 32. Etter en konkret risikovurdering har vi kommet frem til at dette tiltaket er nødvendig for at Tore Løkke AS skal oppfylle denne plikten. Vi har samtidig vurdert at behandlingen av personopplysninger ikke går ut over det som er nødvendig for å oppfylle plikten.

Andre behandlinger av personopplysninger

Jobbsøkere

Dersom du søker jobb hos Tore Løkke AS, trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad. Ansettelsesprosessen innebærer behandling av de opplysningene du oppgir til oss gjennom dokumentene du sender oss, blant annet søknad, CV, vitnemål og attester. I tillegg til eventuelle intervju, kan Tore Løkke AS også gjennomføre egne undersøkelser, typisk samtaler med jobbsøkerens referanser.

Tore Løkke AS bruker intern administrasjon til å administrere innsendte søknader på våre ledige stillinger.

For å vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervjuer og ringe referanser er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Denne bestemmelsen tillater oss å behandle personopplysninger når det er nødvendig for å gjennomføre tiltak på jobbsøkers anmodning før en avtale inngås. Ved å søke på stillingen og laste opp dokumenter anser vi at jobbsøkeren ber oss vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervjuer og ringe referanser med sikte på å inngå en arbeidsavtale.

Dersom vi gjør egne undersøkelser ut over dette, for eksempel å kontakte noen som har utstedt en attest, men som ikke er oppgitt som referanse, er behandlingsgrunnlaget for slike undersøkelser personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter. Den berettigete interessen er å finne rett kandidat til stillingen.

Du behøver ikke å oppgi særlige kategorier av personopplysninger i søknaden din eller på intervju. Du kan imidlertid velge å gjøre det. Derfor er vårt behandlingsgrunnlag for disse opplysningene personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c, at behandlingen er nødvendig for å etterleve en rettslig forpliktelse, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav b, at behandlingen er nødvendig for at vi kan oppfylle våre forpliktelser på området arbeidsrett i tråd med loven. I andre tilfeller er vårt behandlingsgrunnlag personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a, altså ditt eksplisitte samtykke, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav a. Du kan når som helst trekke tilbake dette samtykket. At du trekker ditt samtykke vil ikke påvirke lovligheten av behandlingen av personopplysninger som skjedde før du trakk samtykket tilbake.

Stillingssøknader oppbevares i Tore Løkkes Interne it system. Generelle søknader slettes innen 210 dager og søknader med status ansatt eller intervju slettes innen 300 dager om ikke annet er avtalt.

Behandling av nye kunder og leverandører

Kunder

Først opprettes det ett kundekort i Sumango der vi registrerer følgende informasjon: Kundenummer, Kundenavn, Organisasjonsnummer, Adresse, e-postadresse, Betalings betingelser. Dette blir sendt som EHF/mail eller post. Dette ligger på en server hos vårt regnskapskontor, Åfjord Regnskap As, Norgesregnskap.

Leverandører

Først blir ett leverandørkort opprettet i Sumango. Der blir følgende informasjon lagret: Leverandørnummer, Leverandørnavn, Organisasjonsnummer, Adresse, e-postadresse, Kontonummer, Betalingsbetingelser, Remittering. Denne informasjonen overføres også til Paperless som er vårt attesteringssystem.

Dette ligger på en server hos vårt regnskapskontor, Åfjord Regnskap As, Norgesregnskap.

Felles behandlingsgrunnlag for denne behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b, som er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse. Grunnlaget sitter også i artikkel 6 nr. 1 bokstav c, behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse som påhviler den behandlingsansvarlige,

Kamera ute på anlegg

Ved inngangspartiet til vårt anleggsområde på klakken travbane (Ørland kommune) og nede på verksted hos Tore Løkke AS er det montert kamera. Disse kameraene har opptaksmulighet, men brukes kun opp mot eventuell etterforskning på tyveri. De skal ikke brukes til andre ting enn dette. Opptakene blir slettet etter 3 måneder eller så lenge vi er nødt til å ha de i forbindelse med en etterforskning.

Ved større anlegg vil vi også kunne montere kameraovervåking. Slik overvåking vil være skiltet på stedet.

Behandlingsgrunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter. Den berettigede interessen er å sikre Tore Løkke AS eiendeler.

Dine rettigheter

Du kan utøve dine rettigheter ved å sende oss e-post til firmapost@lokke.com eller brev til:

Tore Løkke AS
Stokksundveien 1010
7177 Revsnes

Du har krav på svar uten ugrunnet opphold, og senest innen én måned.

Innsyn i egne opplysninger

Du kan be om en kopi av alle opplysninger vi behandler om deg.

• Les mer om retten til innsyn

Korrigering av personopplysninger

Du kan be oss rette eller supplere opplysninger som er feilaktige eller misvisende.

• Les mer om retten til å rette eller supplere opplysninger

Sletting av personopplysninger

I gitte situasjoner kan du be oss slette opplysninger om deg selv.

• Les mer om retten til sletting

Begrensning av behandling av personopplysninger

I noen situasjoner kan du også be oss begrense behandlingen av opplysninger om deg.

• Les mer om retten til begrensning

Protestere mot en behandling av personopplysninger

Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i våre oppgaver eller på bakgrunn av en interesseavveining, har du rett til å protestere på vår behandling av opplysninger om deg.

• Les mer om retten til å protestere

Dataportabilitet

Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i samtykke eller en kontrakt, kan du be oss om å overføre opplysninger om deg til deg eller til annen behandlingsansvarlig.

• Les mer om retten til dataportabilitet

Du kan klage på vår behandling av personopplysninger

Vi håper du vil si ifra dersom du mener vi ikke overholder reglene i personopplysningsloven. Si da gjerne først i fra gjennom den kontakten eller kanalen du allerede har etablert med oss.

Du kan også klage over vår behandling av personopplysninger. Dette gjør du til firmapost@lokke.com.